Além dos desafios de mentoria e desenvolvimento de competências e habilidades técnicas, quando estagiários integram a equipe, existem também outras questões burocráticas que estão ligadas ao termo de compromisso de estágio.
A parte burocrática das contratações são trabalhosas e envolvem questões legais exigindo atenção e uma dedicação de horas considerável da equipe de recursos humanos, e com os contratos de estágio não é diferente. No geral é um documento mais simples comparado com uma contratação CLT, mas é importante não só conhecer a Lei do Estágio mas também entender o processo como um todo.
Sabemos que existem três partes diretamente envolvidas no processo de contratação que são, empresa – estagiário – instituição de ensino. Os dados devem ser conferidos e o estagiário, antes de entregar o contrato para a universidade, deve conferir novamente os seus dados e os da faculdade. Todos devem assinar o contrato e cada um ficará com uma via.
1 – Atenção a matrícula do estagiário
Pode parecer meio óbvio porém acontece a situação na qual, contratos são negados por conta da matrícula do estudante que não está em dia. Este acompanhamento é importante e o ideal é ser realizado a cada semestre. Caso você utilize os serviços de um agente integrador, eles serão os responsáveis por fiscalizar e monitorar o status da matrícula do estagiário.
Importante também estar atento às atividades que o estagiário irá desempenhar na empresa, que devem ser condizentes com o curso que ele faz.
2 – Ter os contratos de estágio assinados dentro do prazo.
O prazo da assinatura do contrato é o prazo entre a faculdade receber o contrato de estágio do aluno, validar, e depois assinar. Geralmente leva de dois a três dias para validar se os dados estão corretos e, por fim, entregue para o professor do curso assinar.
Quanto antes o estagiário retirar o contrato na empresa melhor, assim evita-se atrasos no início do estágio. Recomendamos retirar o documento 20 dias antes da data de início do estágio.
3 – Ficar de olho no vencimento do contrato e termo aditivo.
Vamos começar esse tópico explicando o que é termo aditivo. O termo aditivo é um documento para alterar ou acrescentar informações no contrato, sendo um deles a data de vencimento.
A data de vencimento do contrato pode estar relacionada ao término do curso ou o fim do tempo determinado de estágio. Só podem estagiar quem está matriculado em uma instituição de ensino e , sem contrato, não tem estágio.
4 – Mudança de faculdade durante o estágio.
Muitos estudantes mudam de universidade ao longo do curso, seja por motivos financeiros ou afinidade com a instituição, e durante o período de estágio muitos esquecem de pedir atualização dessa informação no contrato.
O procedimento é, assim que o estagiário estiver matriculado em outra universidade, comunicar a empresa da mudança e, caso utilizem um agente integrador para gestão dos contratos, comunicá-los imediatamente. Tanto empresa, universidade e estagiário deverão assinar o contrato atualizado.
5 – Saída ou efetivação precoce do estagiário
Durante o período de estágio podem acontecer mudanças como a saída ou efetivação do estagiário e, em ambos os cenários, é necessário solicitar a rescisão do contrato. Parece óbvio mas, se os contratos dos seus estagiários são gerenciados por um agente integrador, é imprescindível informá-lo.
Alguns dos problemas que podem ocorrer caso essa informação não seja formalizada são:
- Cobranças adicionais
- O estudante não pode iniciar outro estágio em outra empresa
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O agente integrador gerencia os contratos dos seus estagiários garantindo agilidade e eficiência no processo de contratação. O WallJobs é um agente integrador que está inovando o mercado com a possibilidade de assinatura do contrato de maneira 100% digital, e algumas instituições de ensino já aceitam esse modelo.