Desempenhando um papel essencial que reflete em toda a empresa, quanto mais organizado e ágil for o processo de trabalho, melhor, não acha? Pensando nisso, separamos aqui algumas estratégias para departamento pessoal que vão ajudar a automatizar tarefas operacionais e melhorar os resultados do setor.
O Departamento Pessoal atua para garantir que todas as obrigações trabalhistas sejam cumpridas pela empresa e que todos os direitos dos trabalhadores sejam garantidos, evitando assim qualquer risco de processo e ações trabalhistas. Por conta disso, sem esse controle, dificilmente uma empresa se mantém firme no mercado por muito tempo.
Mas, por lidar com tantos dados e informações, é fundamental que o setor seja o mais organizado possível e, de preferência, conte com uma padronização do processo de trabalho.
Pensando nisso, a Xerpa separou 7 estratégias para departamento pessoal e listou aqui neste artigo. Contudo, antes vamos falar rapidamente sobre o que é o departamento pessoal e sua importância. Venha conferir!
O que é departamento pessoal
O departamento pessoal é um setor especializado em resolver questões burocráticas relacionadas aos colaboradores da empresa.
Entre outras atividades, ele é encarregado de:
- Gerenciar a documentação de cada colaborador;
- Realizar o cálculo de de salários e benefícios;
- Fazer o acompanhamento da frequência de cada funcionário;
- Preparar a Folha de Pagamento;
- Gerir a concessão de licenças e férias;
- Representar a empresa junto a órgãos oficiais e fiscais.
Independentemente de seu porte, toda empresa deve contar com um setor de departamento pessoal, seja interno ou ainda terceirizado, já que ele é fundamental para o bom funcionamento de uma companhia.
Investir em um processo de trabalho bem estruturado no departamento pessoal é cuidar do futuro da empresa. Afinal, qualquer erro ou falha que o departamento cometer pode provocar problemas, ou prejuízos financeiros à empresa.
Por tantos detalhes que precisam ser cumpridos, o trabalho do DP é bem desafiador. Desta forma, estar aberto às novas possibilidades de trabalho e, principalmente, ao auxílio da tecnologia, é essencial para ter um setor mais bem estruturado e eficiente.
A seguir, confira 7 estratégias para aplicar no seu departamento pessoal que vão tornar os processos mais inteligentes, rápidos e práticos de serem solucionados. E o melhor de tudo, sem perder a qualidade.
Quais as estratégias para Departamento Pessoal?
Atualmente, uma das estratégias mais importantes de qualquer empresa é contar com a tecnologia para ter mais eficiência.
E no caso do departamento pessoal, que precisa lidar com folhas de pagamento e rescisão. Além de diversos tipos de cálculos e controle de horários, contar com a evolução digital é importante para garantir mais organização, conformidade no processo e assim diminuir os riscos de qualquer erro.
Muitas plataformas e sistemas permitem desatolar tarefas burocráticas e automatizar processos, deixando mais tempo livre para as ações estratégicas, como:
1. Admissão digital
A ferramenta de processo de admissão digital da Xerpa permite realizar a admissão de novos funcionários de forma rápida e totalmente online! Por meio da plataforma os próprios profissionais preenchem seus dados e enviam os documentos digitalizados para que o Recursos Humanos dê prosseguimento ao processo de contratação.
2. Controle de férias
Ter um bom controle da concessão de férias aos funcionários é fundamental para garantir que os processos dentro da empresa continuem caminhando adequadamente, mesmo com a ausência de um colaborador.
Aprenda aqui a calcular as férias remuneradas do estagiário.
A gestão eficiente deve ser capaz de obter o histórico das férias de todos os funcionários, períodos aquisitivo e concessivo atuais e a datas para a saída e aviso de férias.
E agendar, aprovar e organizar as férias de todos os funcionários em um só lugar e totalmente online é possível usando a tecnologia da Xerpa.
3. Distribuição dos holerites
Seu funcionário precisa comparecer ao RH para receber o holerite? Isso é coisa do passado, não acha? Com as ferramentas da Xerpa, o colaborador escolhe se deseja receber seu holerite em arquivo PDF por E-mail, SMS ou Whatsapp.
E todos os funcionários recebem acesso à plataforma para poder consultar seus holerites à qualquer momento e em qualquer lugar, diminuindo a burocracia e aumentando a segurança no armazenamento de dados.
4. Controle efetivo da jornada de ponto
Ter um controle rigoroso da jornada de trabalho ajuda a evitar o excesso de horas extras trabalhadas, que representam um alto custo para empresas. Mas fazer isso manualmente demanda muito tempo da equipe, por isso é melhor poder contar com um software de controle de ponto.
Na Xerpa, esta funcionalidade permite aprovar ou rejeitar das ausências dos colaboradores e receber atestado médico em formato digital, por exemplo. E o colaborador recebe um e-mail notificando sobre a sua situação.
5. Tecnologia no desligamento do colaborador
Na Xerpa, você realiza desligamentos de colaboradores e insere todas as informações e documentos relativos aos desligamento, como o contrato de rescisão e pagamentos rescisórios de forma online, rápida e segura!
6. Qualificação Cadastral eSocial
Um dos processos burocráticos que podem ser simplificados com o uso da tecnologia. A Xerpa oferece ao colaborador a possibilidade de consultar sua qualificação cadastral no eSocial e enviar dados necessários. E o departamento pessoal da empresa consegue acompanhar todo o procedimento na própria plataforma.
7. Conexão com a portabilidade
Cada setor de uma empresa possui suas ações e atribuições específicas, entretanto isso não significa que trabalhem sozinhos. Para uma gestão mais eficiente, é fundamental que alguns setores andem de mãos dadas, compartilhando facilmente as informações.
É o caso do Departamento Pessoal e da contabilidade. Com a ferramenta da Xerpa é possível integrar os dois setores, permitindo o acesso às informações de cada funcionário (dados contratuais, salário, admissão, férias, etc.) e permita que se acesse todas as informações sobre os colaboradores da empresa (férias, admissão, dados contratuais, etc).
Coordenar as atividades e processos setor de DP é uma função bem trabalhosa e desafiadora. Principalmente quando o setor precisa se voltar para ações estratégicas, além de lidar com os processos burocráticos.
Mas uma instituição que se esforça para manter a boa relação com seus colaboradores, pautando-se na clareza e confiança, tem tudo para crescer e prosperar.
Só que para lidar com tarefas que demandam tempo e atenção e ainda pensar estrategicamente para que a gestão do setor seja mais eficiente, é essencial contar com algumas funcionalidades digitais.
A Xerpa é uma empresa de tecnologia que busca humanizar a área trabalhista por meio de ferramentas modernas que desburocratizam a relação entre empresa e colaborador, focando totalmente no universo digital
Essas foram as nossas dicas de estratégias para departamento pessoal. Quer saber mais sobre como automatizar tarefas operacionais e trazer melhores resultados para a empresa? Então fale com um especialista e agende uma demonstração da plataforma!